1. Quiénes somos y alcance
Overall Technologies S.A.S., identificada con NIT 902.115.507-9 y domiciliada en Cali, Valle del Cauca, Colombia, es la titular de CRM-OverAll y del sitio crm-overall.online (en adelante, «CRM-OverAll», «nosotros»). Ofrece una plataforma de software como servicio que permite a empresas y emprendedores (los «Clientes») gestionar sus conversaciones de WhatsApp a través de la API oficial de WhatsApp Business Platform de Meta, junto con herramientas de plantillas, asistente de inteligencia artificial, acuerdos, cobros y cartera.
Esta política explica qué datos personales tratamos, con qué finalidad, con quién los compartimos y cómo puedes ejercer tus derechos. Aplica al sitio web, al panel de CRM-OverAll y a los mensajes que se procesan a través de la plataforma. Se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas de protección de datos de Colombia.
2. Responsable y encargado del tratamiento
Datos de nuestros Clientes y sus usuarios internos (administradores y asesores): Overall Technologies S.A.S. actúa como Responsable del tratamiento.
Datos de las personas que conversan con un Cliente por WhatsApp («Contactos»): el Cliente es el Responsable y CRM-OverAll actúa como Encargado, es decir, tratamos esos datos únicamente por cuenta y bajo las instrucciones del Cliente para prestarle el servicio. Cada Cliente debe contar con su propia política de privacidad y con la autorización de sus Contactos.
3. Información que recopilamos
a) Datos de Clientes y usuarios internos
- Nombre del negocio, nombre de contacto, correo electrónico y teléfono.
- Nombre, correo y rol de cada usuario; la contraseña se guarda únicamente como hash (bcrypt), nunca en texto plano.
- Plan contratado, valores de mensualidad y notas comerciales.
- Registros de actividad: inicios de sesión, fecha y hora, navegador (user agent) y cambios relevantes en la cuenta.
b) Datos de la cuenta de WhatsApp Business del Cliente
- Identificadores del número de teléfono, de la cuenta de WhatsApp Business (WABA) y de la aplicación de Meta.
- Número visible, nombre verificado y calificación de calidad del número.
- Tokens de acceso y secretos de la aplicación, almacenados cifrados con AES-256-GCM.
- Si el Cliente conecta un número que ya usa en la app WhatsApp Business (coexistencia) y lo autoriza en el proceso de Meta: sus contactos de WhatsApp, el historial de chats individuales de hasta los últimos seis meses y los mensajes que siga enviando desde la app, para mostrarlos en su panel.
c) Datos de los Contactos recibidos a través de WhatsApp
- Número de WhatsApp (wa_id) y nombre de perfil público.
- Contenido de los mensajes enviados y recibidos, su tipo, fecha y estado de entrega o lectura.
- Información que el Cliente registra en la plataforma: etiquetas, notas, estado del contacto, acuerdos, montos, pagos y recordatorios.
- Constancias de aceptación de términos, declaración de mayoría de edad y solicitudes de no recibir más mensajes.
d) Datos técnicos
- Cookies de sesión estrictamente necesarias para mantener la sesión iniciada.
- La preferencia de tema (claro u oscuro), guardada solo en tu navegador.
No solicitamos ni almacenamos números de tarjetas de pago ni datos sensibles a través del chat.
4. Para qué usamos la información
- Prestar el servicio: recibir, mostrar, organizar y enviar mensajes de WhatsApp en nombre del Cliente.
- Generar respuestas automáticas con inteligencia artificial cuando el Cliente activa esa función.
- Gestionar plantillas de mensajes ante Meta, acuerdos, cobros, recordatorios y reportes de cartera.
- Autenticar usuarios, administrar permisos y proteger la plataforma contra accesos no autorizados o abusos.
- Facturar el servicio, brindar soporte y comunicarnos con los Clientes sobre su cuenta.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
5. Datos de Meta y WhatsApp Business Platform
La información que obtenemos a través de las plataformas y API de Meta se usa exclusivamente para prestar el servicio al Cliente que la autorizó. En particular:
- No vendemos, alquilamos ni comercializamos datos obtenidos de Meta o de WhatsApp.
- No los usamos para publicidad, perfilamiento comercial propio ni para crear audiencias.
- No los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.
- Solo los compartimos con los proveedores indicados en esta política y en la medida necesaria para el servicio.
- Cumplimos los Términos de la Plataforma de Meta, las Condiciones de WhatsApp Business y la Política de Mensajería de WhatsApp Business.
6. Inteligencia artificial
Si el Cliente activa el asistente de IA, el contenido reciente de la conversación y las instrucciones del negocio se envían al proveedor que el Cliente elija (por ejemplo OpenAI, Anthropic, Google u OpenRouter), usando las credenciales del propio Cliente, con el único fin de generar la respuesta.
Esos proveedores procesan la información según sus propias condiciones para uso empresarial por API. CRM-OverAll no usa los mensajes para entrenar modelos. Cualquier Contacto puede pedir hablar con un asesor humano en cualquier momento.
7. Con quién compartimos la información
- Meta Platforms, Inc. / WhatsApp, para entregar y recibir mensajes y gestionar plantillas.
- Proveedores de inteligencia artificial, solo si el Cliente activa el asistente y con sus propias credenciales.
- Proveedores de infraestructura (alojamiento web y base de datos en la nube), que actúan bajo acuerdos de confidencialidad y seguridad.
- Autoridades, cuando exista una obligación legal o una orden judicial.
8. Transferencias internacionales
Algunos de nuestros proveedores tienen servidores fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. En esos casos la transmisión se hace con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección y con medidas contractuales y técnicas de seguridad, conforme a la normativa colombiana.
9. Conservación de los datos
- Conservamos los datos mientras la cuenta del Cliente esté activa o sean necesarios para prestar el servicio.
- Cuando un Cliente termina el servicio, eliminamos sus datos y los de sus Contactos en un plazo máximo de 30 días, salvo que el Cliente solicite antes una exportación o que una norma exija conservarlos.
- La información de facturación se conserva durante el tiempo que exijan las normas contables y tributarias.
- Las solicitudes de eliminación se atienden como se explica en Eliminación de datos.
10. Seguridad
- Conexiones cifradas mediante HTTPS.
- Tokens de acceso y llaves de API cifrados en reposo con AES-256-GCM.
- Contraseñas almacenadas con hash bcrypt y sesiones en cookies httpOnly.
- Separación lógica de la información de cada Cliente y control de acceso por roles.
- Verificación de la firma de los webhooks de Meta y registro de auditoría de acciones relevantes.
11. Tus derechos
Como titular de datos personales puedes, de forma gratuita:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se les ha dado.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Escríbenos a support@overall-technologies.com. Atendemos las consultas en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en un máximo de 15 días hábiles, según la Ley 1581 de 2012. Si eres Contacto de un negocio que usa CRM-OverAll, también puedes dirigirte directamente a ese negocio; nosotros le ayudaremos a responder tu solicitud.
Para dejar de recibir mensajes de un negocio basta con responder BAJA o STOP en la conversación de WhatsApp.
12. Menores de edad
CRM-OverAll no está dirigido a menores de 18 años. La plataforma permite a los Clientes verificar la mayoría de edad de sus Contactos y no atender a menores. Si detectamos datos de un menor tratados sin autorización, los eliminaremos.
14. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en el servicio o en la ley. Publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización y, si los cambios son importantes, lo informaremos a los Clientes por correo o en el panel.
15. Contacto
Responsable del tratamiento: Overall Technologies S.A.S., NIT 902.115.507-9. Dirección: Calle 14A # 50-68, Cali, Valle del Cauca, Colombia. Sitio web: crm-overall.online. Correo para asuntos de privacidad y protección de datos: support@overall-technologies.com.